企業管理咨詢中，關于辦公區域的5S管理制度方案咨詢，解答如下：
    咨詢主題：辦公區域的5S管理制度方案
    第一條辦公區域的5S管理制度方案的相關總則
　　為了給員工創造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境，使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定如下5S管理制度。

　　第二條本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。

　　第三條整理
　　1.每月對文件(包括電子文檔)作盤點，把文件分為必要(有效)和不要(過期無效)的，不要的全部銷毀。
必要文件交秘書部送檔案室歸檔。

　　2.每月對表單記錄(包括電子文檔)作盤點，盤點后的有效表單記錄統一交秘書部送檔案室歸檔。

　　3.對所轄區域的物品、設備、空間做盤點，并區分其“要”和“不要”;
　　分類如下：
　　1)設備：電腦、打印機、文具、書籍等;
　　2)空間：柜架、桌椅、儲物箱等。

　　3)物品：個人用品、裝飾品
　　4.依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要”;
　　5.“不要”物品經各部門主管判定后，集中報廢或拍賣;
　　必要品的使用頻率和常用程度基準表
　　常用程度使用頻率處理方法
　　低?過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄
　　中?在過去的6個月中只使用過一次的物品
　　?一個月使用一次的物品集中存放(例如歸檔或存放在庫房中)
　　高?一周使用一次的物品
　　?每天都使用的物品
　　?每小時都要使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶

　　第四條整頓
　　?卡座區整頓：
　　1.辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品;文具必須豎放。
辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區域內，電腦線、網線、電話線有序放置;人離開半小時以上應將桌面收拾干凈。

　　2.抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。
最下層抽屜可以放A4的文件、資料;把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：
　　?個人的東西
　　?個人的參考資料(文件夾、辭典、手冊、商品目錄等)
　　?文件卷宗(各種信息、草擬的文件材料等)
　　?空白稿紙、不常使用的文具等
　　3.坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞內;
　　4.電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機置桌面下;
　　5.卡座屏風：內外側不允許有任何張貼;
　　6.垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角;
　　7.桌洞下不得堆積雜物。

　　8.外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。

　　?辦公室整頓：
　　1.辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品;
　　2.抽屜：同卡座區規范;
　　3.電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機置桌面下;
　　4.垃圾簍：置于桌后;
　　5.飲水機：放指定地點，不得隨意移動;
　　6.報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內;
　　7.外衣手袋：同卡座區規范
　　?文件、資料管理整頓：
　　1.檔案管理依據《集團檔案管理制度》執行
　　2.將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。
根據應用情況應將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置;
　　3.硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應形成紙質和辦公軟件等雙套介質材料歸檔保存;
　　4.儲存公用信息的軟盤采取保護措施，使大家都自覺地小心使用。
并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯系，建議在軟盤的標簽上注明題目。
還要把軟盤分類。
修改以后，一定要注明標題、日期。
同時軟盤也應該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。

　　?信件、電子郵件(OA)整頓：
　　1.做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里;
　　2.辦公自動化里面重要郵件應該及時備份;電腦硬盤中應專門建立一個文件夾，不能處理的郵件存放在里面;
　　3.為了減輕服務器負擔，提高響應速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數量，經理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。
系統管理員不定期抽查。

　　第五條清掃
　　公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區域(如通道、樓梯)不需清掃，清掃的對象主要是個人辦公區域：桌面，桌洞;辦公設備：電腦、傳真機、復印機、打印機等等
　　清掃基準
　　對象清掃標準要求周期清掃時間
　　個人區域桌面干凈整潔、桌洞內無垃圾、無雜物遺落每天5分鐘清掃每天下班后5分鐘
　　辦公設備主機和重點部位的正面、背面、送風口無污垢每周一次每周五下班前15分鐘
　　文檔桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機密文件
　　超過保管年限的表單及時集中銷毀，保管年限內的表單裝訂送秘書部歸檔
　　無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等
　　無無用的手稿與工作無關的文件
　　每月一次
　　月末
　　第六條清潔
　　?落實整理、整頓、清掃工作。

　　1.徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。

　　2.利用文化宣傳活動，保持新鮮活躍的活動氣氛
　　?保持5S管理意識
　　第七條素養
　　?遵守《集團員工手冊》有關規定
　　?遵守《公司日常管理規定》
　　?素養巡查
　　行政部每天兩次例行巡查(早晨、中午)
　　每月底5S推行委員會對整個公司的5S執行情況進行檢查
　　5S推行委員會主任委員對公司不定期巡查
　　獎懲條例
　　采取記分制，每人每月基準分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規范一次者扣5分，違反《公司日常管理規定》者扣10分。

　　行政部每天進行檢查，對違規者在辦公自動化上予以公布。
月末進行統計，對被扣5分者給予警告處分，被扣10分者扣發當月工資50元，15分者100元，以此類推。

　　每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分，對連續兩個月排名第一名的公司、處室的員工給予當月平均獎金10%的獎勵;對連續兩個月排名最后的公司、處室的員工扣發當月平均獎金的10%。

　　年終將每位員工每月得分相加，得分最高者評為“5S先進個人”給予精神、物質獎勵。

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